Política de Privacidad y Protección de Datos
¿Cómo son nuestras políticas de datos?
Para Smart Voting, la privacidad de los datos de nuestros clientes y de las personas que participan en nuestros procesos es un principio esencial y parte de la calidad del servicio que entregamos.Hemos definido esta Política de Privacidad y Protección de Datos, basada en nuestros principios internos y en la normativa chilena vigente, especialmente la Ley N.º 19.628 sobre Protección de la Vida Privada.
1. Información suministrada por clientes antes de la votación
En nuestras votaciones y consultas electrónicas, Smart Voting trabaja con la información que le entregan sus clientes para conformar el padrón o registro de participantes.
En general, esta información incluye, entre otros:
- Nombre y apellidos de los votantes.
- RUN u otro número de documento de identidad.
- Correo electrónico y/o número de teléfono.
- Otros datos estrictamente necesarios para determinar quiénes se encuentran habilitados para participar, de acuerdo con las reglas definidas por la organización.
Esta información se considera confidencial y de propiedad del cliente, quien es responsable de haber obtenido las autorizaciones necesarias de los titulares cuando la ley lo exige.
2. Información suministrada por usuarios en el proceso de votación
Durante el proceso de votación o participación, Smart Voting puede consultar datos personales que el propio usuario proporciona, tales como:
- Número de documento de identidad (RUN).
- Número de serie o documentos de la cédula de identidad.
- Número de teléfono celular.
- Correo electrónico.
- Códigos de verificación o contraseñas de un solo uso (OTP).
La naturaleza exacta de los datos consultados depende del mecanismo de autenticación definido para cada proceso.
En línea con nuestras políticas:
- Los datos que se utilizan únicamente para autenticar en línea (por ejemplo, códigos de verificación de un solo uso) se emplean durante el proceso de acceso y luego se descartan.
- Los sistemas de Smart Voting no almacenan los datos sensibles usados solo para validar la identidad (como el número serie de la cédula o las respuestas a desafíos de preguntas). Estos datos ingresados por el cliente se utilizan unicamente para realizar la conducta a nuestros proveedores externos que trabajan con el registro civil y en ningun caso son almacenados por smart voting.
3. Uso de datos
Toda la información suministrada por clientes y usuarios es tratada con carácter confidencial y se utiliza exclusivamente para:
- Planificar, configurar y ejecutar votaciones y consultas electrónicas.
- Autenticar y habilitar a las personas participantes.
- Generar reportes, actas y respaldos que permiten a los clientes cumplir con requisitos legales o internos.
Los contratos entre Smart Voting y sus clientes establecen expresamente que:
- Los datos no se usarán con fines distintos a la votación o proceso contratado.
- Los datos no serán transferidos ni cedidos a terceros.
3.1. Votaciones electrónicas
En las votaciones electrónicas, la información generada se clasifica, de manera general, en tres categorías:
- a) Información de carácter público
Puede ser conocida por los participantes y, en muchos casos, por la comunidad en general:
- Que existe la elección, su motivo y quién la convoca.
- Horarios de apertura y cierre de la votación.
- Niveles de participación (porcentajes o totales de votantes).
- Resultados globales de la elección (votos por opción, lista o alternativa).
- b) Información confidencial
Tiene acceso restringido al cliente y, cuando exista, a la comisión electoral u órgano designado:
- Padrón electoral, con los datos identificatorios de las personas habilitadas.
- Registro de quiénes votaron y quiénes no, sin detalle de la preferencia marcada.
- Registros técnicos necesarios para auditar el proceso (fechas, horas, IP, estado del voto, etc.), siempre sin exponer el contenido del voto.
- c) Información secreta
Corresponde al contenido específico del voto de cada persona:
- La preferencia u opción marcada por el votante.
La plataforma de Smart Voting está diseñada para que no sea técnicamente posible conocer la opción marcada por un votante en particular, resguardando el secreto del voto incluso frente al cliente, al personal de Smart Voting y a terceros.
4. Validación de identidad con proveedores externos
Para fortalecer la seguridad de los procesos, Smart Voting utiliza proveedores externos de verificación de identidad que actúan como encargados de tratamiento, siguiendo instrucciones de Smart Voting y respetando la normativa de protección de datos.
4.1. Validación RUN + Serie con Experian Chile
En ciertos procesos, Smart Voting utiliza los servicios de Experian Chile, que efectúa consultas ante el Servicio de Registro Civil e Identificación de Chile para verificar datos de identidad y/o vigencia de la cédula (RUN y número de serie).
En relación con este servicio:
- Smart Voting envía de forma segura los datos estrictamente necesarios para realizar la validación.
- Experian Chile solo realiza la consulta ante el Registro Civil y devuelve un resultado de validación.
- Ni Experian Chile ni Smart Voting almacenan de forma permanente el RUN + serie ni otros datos usados específicamente para esta verificación, más allá de registros técnicos mínimos que indican que la validación se hizo y su resultado (por ejemplo, “válido / no válido”, fecha y hora), sin conservar el detalle de los datos consultados.
4.2. Validación mediante desafío de preguntas con Agile Ingeniería y Consultoría S.A.
En otros procesos, Smart Voting utiliza servicios de Agile Ingeniería y Consultoría S.A., empresa especializada en soluciones de verificación de identidad, firma electrónica y protección de datos.
Cuando se emplea un mecanismo de desafío de preguntas:
- El usuario responde preguntas diseñadas para confirmar que realmente es el titular del RUN u otro identificador.
- Agile Ingeniería y Consultoría S.A. procesa estas respuestas únicamente para emitir un resultado de validación.
- Ni Agile Ingeniería y Consultoría S.A. ni Smart Voting almacenan las respuestas específicas entregadas por el usuario, limitándose a conservar solo el resultado de la validación y los registros técnicos mínimos (fecha, hora, identificador de la transacción), sin conservar el contenido de las preguntas ni de las respuestas.
5. Resguardo y almacenamiento de datos
Smart Voting resguarda los datos de sus votaciones y servicios en infraestructuras de nube provistas por Amazon Web Services (AWS).
Las principales medidas de protección incluyen, entre otras:
- Almacenamiento de datos en sistemas cifrados, tanto en tránsito como en reposo.
- Controles estrictos de acceso, limitados al personal autorizado de Smart Voting que necesita esos datos para operar el servicio.
- Autenticación reforzada para el acceso administrativo (incluyendo factores adicionales de seguridad).
- Registro y monitoreo de eventos de seguridad relevantes para detectar accesos indebidos o comportamientos anómalos.
AWS, por su parte, aplica estándares internacionales de seguridad y, cuando un medio de almacenamiento llega al fin de su vida útil, lo destruye o sanea usando técnicas alineadas con la publicación NIST SP 800-88 “Guidelines for Media Sanitization”, lo que reduce el riesgo de recuperación no autorizada de la información.
6. Retención y borrado de la información
Smart Voting solo retiene los datos personales durante el tiempo necesario para prestar íntegramente el servicio contratado y cumplir las obligaciones legales o contractuales asociadas. Para determinar esos plazos se considera:
- La naturaleza y sensibilidad de los datos.
- Los fines para los cuales fueron recopilados.
- Los plazos de prescripción y exigencias normativas aplicables.
Una vez cumplidos esos fines:
- Los datos se eliminan o anonimizan mediante los mecanismos disponibles en la infraestructura de AWS, alineados con estándares como NIST SP 800-88, de manera que no puedan ser recuperados por terceros.
Sin perjuicio de lo anterior, los clientes pueden solicitar por escrito la eliminación anticipada de determinada información, siempre que ello sea compatible con las obligaciones legales vigentes.
7. Derechos de las personas titulares de datos
Las personas cuyos datos son tratados por Smart Voting tienen los derechos que reconoce la legislación chilena, entre ellos:
- Derecho de acceso: saber qué datos personales suyos se encuentran en poder de Smart Voting y, cuando proceda, obtener una copia.
- Derecho de rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
- Derecho de cancelación o eliminación: pedir la supresión de datos cuando ya no sean necesarios para los fines para los que se recopilaron o cuando la ley lo permita.
- Derecho de oposición o bloqueo: oponerse a determinados tratamientos y pedir la suspensión temporal del uso de sus datos, dentro de los casos y límites que la ley establece.
En algunos procesos, el responsable principal del padrón es la organización cliente, por lo que Smart Voting podrá derivar o coordinar la respuesta con dicha organización cuando corresponda.
8. Resolución de dudas y consultas
Si tienes dudas sobre esta Política de Privacidad y Protección de Datos, o deseas ejercer tus derechos como titular de datos, puedes contactar a Smart Voting a través de:
- Correo electrónico: info@smartvoting.cl
- Sitio web: formulario de contacto disponible en www.smartvoting.cl
Smart Voting se compromete a responder a las solicitudes en un plazo razonable, de acuerdo con la complejidad del requerimiento y la normativa aplicable.
9. Cambios a esta política de privacidad
Smart Voting puede actualizar esta Política de Privacidad y Protección de Datos para reflejar cambios legales, mejoras tecnológicas o ajustes en sus procesos de seguridad y tratamiento de datos.
Cuando existan cambios relevantes, estos serán comunicados de forma pública en nuestro sitio web y, en la medida de lo posible, por los canales que se utilicen con las organizaciones clientes. Si una persona no está de acuerdo con las nuevas condiciones, podrá ejercer sus derechos conforme a la ley y a esta política.
10. Otras políticas de privacidad de las organizaciones clientes
Además de esta política, cada organización que contrata a Smart Voting puede tener sus propios protocolos o políticas de manejo de datos, que pueden complementar lo aquí indicado (por ejemplo, políticas internas de sindicatos, empresas u otras entidades).
En esos casos, Smart Voting actúa como proveedor tecnológico, ajustando el tratamiento de datos a lo establecido en esta política, en la ley y en los acuerdos específicos con cada cliente.